Landhotel Privacy Statement

This Privacy Statement describes how Landhotel performs data processing, e.g. the collection, registration, storage and disclosure of personally identifiable information (hereinafter also referred to as “you”). The statement covers, in particular, the processing of personal data when individuals:

• book and stay in our hotel
• sign up and attend events held by us
• contact the company, whether by e-mail, phone or social media
• visit our website, is
• sign up for our mailing list

Landhótel processes all personal information in accordance with current personal data protection legislation in effect in Iceland at any given time, as well as the relevant provisions contained in the EEA Agreement.

Personal data protection is important to Landhótel

Strong personal data protection is extremely important to Landhótel, and we recognise the importance of respecting the rights of individuals and ensuring that all handling of personal data remains in compliance with applicable regulations at any time and in accordance with the best practices of hotel operations.

What personal information does Landhótel collect, and what is the purpose of the collection?

Landhótel places emphasis on working only on the personal information that is necessary in accordance with the purpose behind the collection of the information. Landhótel does not process personal information for unrelated purposes unless the person is notified of such and informed of the authorisation on which the processing is based.

Landhótel collects, as necessary at any given time, only the following personal information:

• identification and communication information, e.g. name and ID No., address, nationality, e-mail, phone number
• financial information, such as card/payment information
• technical information, e.g. IP address
• digital cookies, e.g. Internet behaviour
• information related to the selection of marketing
• information related to your booking and stay, such as booking number, room number, signature and special requests, e.g. in connection with diet, timing and duration of stay
• conversations through social media
• footage recorded from surveillance cameras in our hotel

Landhótel also collects, as appropriate, the following personal information that could be classified as sensitive personal information:

• information on food intolerance and allergies

It is a policy of Landhótel not to collect personal information about children under the age of 13, except insofar as this is necessary in connection with bookings and stays in our hotels.

Landhótel only processes personal information for the purpose of:

• processing bookings and looking after guests staying in our hotel
• preparing and managing events held at the hotel
• marketing and performing analysis
• taking care of property and security services, including the use of surveillance cameras
• responding to queries, complaints and compliments from individuals
• fulfilling the legal requirements of the company
• ordering trips for individuals with designated recreation companies

When you use our website www.landhotel.is, we collect information on your use, i.e. IP address, type or version of browser used, timing and duration of the visit and which sub-pages you use on the Landhótel website.

Legal grounds for processing

Landhótel collects and processes personal information based on the following authorisations:

• To fulfill contractual obligations This authorisation applies particularly when individuals book stays in our hotel.
• To fulfill legal obligations This authorisation applies in particular to data subject to legislation on accounting.
• To protect the legitimate interests of the company This authorisation applies in particular to hotel camera surveillance of our property and security functions, as well as the collection of default claims.
• On the basis of granted permissions This authorisation applies in particular to marketing items that we send to persons who have given their consent for such. Individuals are always allowed to withdraw their consent, and individuals can unsubscribe from the mailing list by clicking on the link found at the bottom of such mailings. However, withdrawal of approval does not affect processing that has already occurred during approval.

How long do we keep your personal information?

Landhótel stores personal information for the time necessary to fulfill the object of the processing as described above. For example, the information generated through camera surveillance is deleted within two weeks. The information belonging to accounting records is kept for seven years in accordance with the Accounting Act No. 145/1994.

From whom does Landhótel collect your personal information?

We collect personal information from you and in certain cases, from external sources such as booking sites, review sites and travel agencies.

How does Landhótel share your personal information with third parties and why?

Under no circumstances does Landhótel sell personal information about you. Landhótel only discloses personal information to third parties as required by law or to a service provider, agent or contractor who is appointed by Landhótel to work a predetermined task. Examples include those who take care of:

• management of bookings
• analysis and targeted advertising
• overall management of e-mail addresses and mailing lists
• information technology and telecommunications services

If a party to whom Landhótel discloses personal information is considered a processing party, then Landhótel will sign a processing agreement with the relevant party. The processing agreement stipulates, inter alia, the obligation of processors to keep personal information safe and to not use it for other purposes. Landhótel also shares personal information with third parties when this is necessary to protect the company’s critical interests, such as collecting on non-payments. 

This Landhótel Privacy Statement does not extend to information or processing by third parties; we have no control or responsibility for the use, disclosure or other work by them. We encourage you to familiarise yourself with the personal privacy statements of third parties, e.g. the web hosting providers of sites that may refer to us, the financial institution, Borgun for electronic payment intermediation and software companies such as Facebook and Google. 

Security of personal data and notifications of security breaches

Security during the processing of personal information is important to Landhótel, and we have taken the appropriate technical and organisational security measures to ensure the protection of your personal information in tune with our policies on security. In the event of a security violation involving your personal information and when such violation is considered to pose considerable risk to your freedom and rights, we will notify you without undue delay. In this sense, a security violation is considered an event that results in your personal information being lost or deleted, changed, disclosed or accessed by an unauthorised person. Here, however, we want to draw attention to the fact that the personal information you share with us on social media, e.g. on the Landhótel Facebook page, is considered public information and not under the control of the company, as Landhótel cannot control such information and is not responsible for its use or disclosure. If you do not want to share that information with other users or social media providers, do not share information on our social media site. We also encourage you to familiarise yourself with the privacy statements of these parties. Please note that when you visit our Facebook page, Facebook may add cookies to your device for diagnostic purposes.

Your rights

Subject to the conditions that are discussed further in the applicable privacy laws, you are entitled to:

• receive information on what personal information Landhótel has about you and its origin, as well as information on the manner in which your personal information is processed
• receive access to the personal information processed about you and to request that such information is sent to a third party
• have your personal information updated and corrected if necessary
• have Landhótel delete your personal information if there are no objective reasons or legal obligations to store such information
• submit your objections if you wish to limit or prevent the processing of your information
• receive information on whether automatic decision making is carried out, what the reasoning is behind such decision making and a review made of such automatic decision making
• withdraw your approval that Landhótel may collect, record, process or store your personal information when the processing is based on such approval

If you want to exercise your rights, you can send a written inquiry to booking@landhotel.is.

You also have the right to file a complaint with the Data Protection Authority if you feel the need. Information on the Data Protection Authority can be found on the Agency’s website, www.personuvernd.is.

Further information

If you would like more information about issues relating to your personal information, please contact the Landhótel office.

Landhótel hf.
851 Hella

558 0550
booking@landhotel.is

Review and revision of the Landhótel Privacy Statement

The Landhótel Privacy Statement is reviewed and updated if and when necessary. The most recent update of the policy was on 01.07.2019

Persónuverndaryfirlýsing Landhótels

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig Landhótel stendur að skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga sem hafa bókað sig á hótelið eða skráð sig á póstlista þess. Yfirlýsingin nær persónuupplýsingar sem skráðar hafa verið þegar einstaklingar:

• bóka og dvelja á hótelinu
• skrá sig og mæta á viðburði sem haldnir eru á hótelinu
• hafa samband við hótelið í gegnum tölvupóst, síma eða samfélagsmiðla
• skoða heimasíðu okkar
• skrá sig á póstlista Landhótels

Persónuvernd er Landhóteli mikilvæg

Öflug persónuvernd er Landhóteli mikilvæg og er lögð áhersla á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð slíkra upplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlög á hverjum tíma og í samræmi við bestu venjur í hótelrekstri.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Landhótel um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

Landhótel leggur áherslu á að skýr tilgangur sé á bakvið söfnun þeirra persónuupplýsinga sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur þeim að baki.

Landhótel safnar, eins og við á hverju sinni,  einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

• auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafn og kennitala, heimilisfang, þjóðerni, tölvupóstur, símanúmer
• fjármálaupplýsingum, s.s. korta/greiðsluupplýsingar
• upplýsingum í tengslum við bókun og dvöl, s.s. bókunarnúmer, herbergisnúmer, undirritun, séróskir, t.d. í tengslum við mataræði, tímasetning og lengd dvalar
• samtölum í gegnum samfélagsmiðla
• myndefni úr upptökum eftirlitsmyndavéla á hótelinu
• öðrum upplýsingum sem gefnar eru varðandi hverja bókun 

Landhótel vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• afgreiða bókanir og sjá um dvöl gesta á hótelinu
• undirbúa og sjá um viðburði sem haldnir eru á hótelinu
• stunda markaðssetningu og framkvæma greiningar
• sinna eigna- og öryggisvörslu, t.a.m. í gegnum eftirlitsmyndavélar
• bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og lofi frá einstaklingum
• panta ferðir fyrir einstaklinga hjá tilgreindum afþreyingarfyrirtækjum sem bókaðar eru í gegnum hótelið

Lagalegur grundvöllur fyrir söfnun upplýsinga

Landhótel safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

• Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við þegar einstaklingar bóka dvöl á hótelinu.
• Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
• Til að vernda lögmæta hagsmuni hótelsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við myndavélaeftirlit á hótelinu í eigna- og öryggisvörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.
• Á grundvelli veitts samþykkis. Þessi heimild á einkum við í tengslum við markaðsefni sem við sendum einstaklingum sem veitt hafa samþykki sitt fyrir slíku. Einstaklingum er ávallt heimilt að draga samþykki sitt til baka, en einstaklingar geta af skráð sig af póstlista með því að smella á hlekk sem finna má neðst í slíkum póstum. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu sem átti sér stað á meðan samþykki var til staðar.

Hversu lengi geymum við persónuupplýsingar um þig?

Landhótel geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Sem dæmi er þeim upplýsingum sem verða til í gegnum myndavélaeftirlit eytt innan tveggja vikna. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna eru geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Hvenær miðlar Landhótel persónuupplýsingum þínum til þriðja aðila og af hverju?

Landhótel selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. Landhótel miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðja aðila þar sem slíkt er skylt samkvæmt lögum.

Landhótel deilir einungis persónuupplýsingum með þriðja aðila þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni hótelsins, eins og við innheimtu á vanskilakröfu. 

Persónuverndaryfirlýsing Landhótels nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðja aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkur, Borgun fjármálafyrirtæki í rafrænni greiðslumiðlun og hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Instagram og Google. 

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Landhóteli mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu Landhótels teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði fyrirtækisins þar sem Landhótel hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né ber ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar Landhótel hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig
• fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila
• persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til
• Landhótel eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær
• koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar
• upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku
• afturkalla samþykki þitt um að Landhótel megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á booking@landhotel.is 

Þú hefur einnig rétt  til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu stofnunarinnar, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við skrifstofu Landhótels.

Landhótel
851 Hella
558 0550
booking@landhotel.is

Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsing Landhótels

Persónuverndaryfirlýsing Landhótels er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var stefnan uppfærð þann 1.07.2019.